Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a kontakt

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; ve věcech ochrany údajů se obracejte na uvedený e-mail.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

Podle toho, jak Evidiq používáte, zpracováváme tyto kategorie údajů:

• Návštěva webu evidiq.cz — technické údaje o zařízení a prohlížeči, IP adresa (v serverových logách), a při udělení souhlasu anonymizované statistiky návštěvnosti (Google Analytics 4). Právní titul: oprávněný zájem na zabezpečení a provozu webu (čl. 6 odst. 1 písm. f); souhlas pro analytiku (čl. 6 odst. 1 písm. a).
• Kontaktní formulář — jméno, e-mail a obsah zprávy. Právní titul: jednání o uzavření smlouvy nebo oprávněný zájem na vyřízení dotazu (čl. 6 odst. 1 písm. b a f).
• Uživatelský účet v aplikaci — jméno, e-mail, heslo (uloženo jako hash), profese, fakturační údaje, nastavení účtu, záznamy o přihlášení a audit log. Právní titul: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b), plnění právních povinností — účetní a daňové (čl. 6 odst. 1 písm. c).
• Platby — platební údaje zpracovává přímo poskytovatel Stripe; my uchováváme pouze identifikátor platby, částku a stav. Právní titul: plnění smlouvy a právních povinností.
• Údaje klientů a pacientů vložené uživateli do aplikace, včetně údajů o zdravotním stavu (zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR) — zpracováváme je výhradně jako zpracovatel podle pokynů uživatele-správce a v rozsahu nutném k poskytování služby.

3. Umělá inteligence v aplikaci

Aplikace nabízí hlasovou diktaci a AI návrhy záznamů. Přepis hlasu a sumarizaci provádějí smluvní zpracovatelé uvedení v části 4. Tyto funkce se používají pouze tehdy, když je uživatel aktivně spustí; každý AI výstup uživatel před uložením kontroluje a schvaluje.

Údaje odeslané ke zpracování AI poskytovatelé nepoužívají k trénování svých modelů (smluvně zajištěno v rámci jejich podmínek pro API). Uživatel odpovídá za to, že má pro použití AI funkcí u údajů svých klientů odpovídající právní titul.

4. Příjemci a zpracovatelé

K údajům mají přístup pouze pověření pracovníci správce a tito smluvní zpracovatelé:

Údaje mohou být zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis.

5. Předávání mimo EU/EHP

Aplikace a databáze jsou provozovány v EU. Při použití AI funkcí (přepis hlasu, sumarizace) jsou údaje předávány poskytovatelům Anthropic a OpenAI do USA. Předání je zajištěno standardními smluvními doložkami Evropské komise (čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR) a u poskytovatelů certifikovaných v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework rozhodnutím o odpovídající ochraně. Kopii záruk poskytneme na vyžádání.

Google Analytics může přenášet údaje do USA; používá se pouze se souhlasem a s aktivním Consent Mode, který bez souhlasu blokuje ukládání identifikátorů.

6. Doba uchování

• Zprávy z kontaktního formuláře: 12 měsíců od vyřízení.
• Údaje uživatelského účtu: po dobu trvání účtu; po jeho zrušení do 30 dnů, s výjimkou údajů, které musíme uchovat ze zákona (účetní a daňové doklady 10 let).
• Údaje klientů a pacientů: po dobu určenou uživatelem-správcem; po zrušení účtu je uživatel může exportovat a poté jsou smazány ve lhůtě 30 dnů.
• Audit log a bezpečnostní logy: 12 měsíců.
• Analytické údaje: podle nastavení Google Analytics, nejdéle 14 měsíců.

7. Zabezpečení

• Šifrování při přenosu (TLS 1.3) a v úložišti (AES-256).
• Přístup k údajům klientů má pouze uživatel, který je vložil; přístup pracovníků správce je omezen na provozní zásahy a zaznamenán.
• Auditní záznamy přístupů a změn, pravidelné zálohy v EU, řízení přístupů a bezpečnostní kontroly před nasazením.

8. Cookies a analytika

Web evidiq.cz používá nezbytné technické cookies (uložení jazykové volby a vašeho rozhodnutí o cookies) a — pouze po vašem souhlasu — analytické cookies Google Analytics 4. Souhlas můžete kdykoli odvolat smazáním cookies v prohlížeči nebo opětovným otevřením cookie lišty. Odmítnutí je stejně snadné jako přijetí.

Aplikace app.evidiq.cz používá jen technické cookies nutné k přihlášení a analytiku pouze tehdy, pokud ji uživatel zapne v nastavení účtu.

9. Vaše práva

• právo na přístup k osobním údajům (čl. 15),
• právo na opravu (čl. 16) a výmaz (čl. 17),
• právo na omezení zpracování (čl. 18),
• právo na přenositelnost — export dat v běžném strojově čitelném formátu (čl. 20),
• právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21),
• právo kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Žádosti vyřizujeme do 30 dnů. Pokud jde o údaje klientů a pacientů vložené do aplikace, obraťte se prosím nejprve na svého poskytovatele péče (uživatele Evidiq), který je správcem těchto údajů; rádi mu s vyřízením pomůžeme.

10. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat při změně služby nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce; o podstatných změnách informujeme uživatele aplikace e-mailem.